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Inexo Technologies
Integrator of IT solutions

13
Apr2015

Se tourner vers un bureau sans papier

Pour des raisons écologiques? Pour des raisons de gestion? Pour des raisons d’encombrements? Toutes ces raisons sont bonnes pour vouloir passer son bureau en mode sans papier. Les avantages sont nombreux et les économies effectuées seront grandement appréciées.

Des économies? Eh bien oui. Non seulement vous économiserez sur le papier, mais également sur les cartouches d’imprimantes, qui coûtent généralement une petite fortune. D’autant plus qu’avec les bons outils et une bonne organisation, vous pourrez tirer profit au maximum des fonctions de votre ordinateur et ainsi gagner un temps énorme à la recherche de votre document.

Afin de bien réussir son passage vers le monde du sans-papier, il y a quelques points à ne pas négliger :

1) Se procurer un numériseur performant et de bonne qualité :
Il existe plusieurs marques et plusieurs modèles disponibles dans ce créneau. Assurez-vous que le modèle choisi permet de numériser recto verso rapidement, plusieurs pages à la fois et qu’il peut numériser plusieurs grandeurs de feuilles différentes, au besoin. (Lettre, légal…)

2) Se procurer un logiciel de gestion de document efficace :
Premièrement, sachez que ce genre de logiciel est parfois fourni lors de l’achat d’un numériseur de bonne qualité. Encore une fois, sur le marché, il existe plusieurs logiciels qui répondront à vos besoins. Il s’agit principalement d’un logiciel pour vous aider dans la gestion de vos documents. (Classement, recherche…) L’idéal est d’essayer l’une ou l’autre de vos options avant l’achat. La majorité de ses logiciels possède des versions d’évaluations qui vous permettront de tester les différentes options.

3) Un système de sauvegarde adéquat :
Évidemment, maintenant que tous vos documents se retrouvent sur votre ordinateur, vous ne voulez pas tout perdre. Ne nous cachons pas qu’un disque dur d’ordinateur n’est jamais infaillible. Les incidents et les catastrophes peuvent arriver.

Une fois ces trois éléments réunis, tout devrait être en place pour passer votre bureau en numérique sans problème. Prévoyez tout de même quelques semaines d’adaptation.

Vous pouvez ensuite pousser votre solution encore plus loin en adoptant un logiciel de synchronisation de fichiers dans le nuage comme DropBox, OneDrive ou encore Google Drive. Vos documents ne seront plus accessibles seulement de votre ordinateur, mais également de vos appareils mobiles tels que votre tablette ou votre téléphone intelligent ou encore depuis un autre ordinateur, au besoin.

Vous pourrez maintenant dire que votre bureau est connecté!

Nicolas Forget

Nicolas a débuté sa carrière professionnelle aux États-Unis avant de revenir au Québec. Il a ensuite travaillé comme technicien/programmeur pour une entreprise de la Montérégie avant de fonder Inexo Technologies. Depuis, il s'efforce d'offrir des solutions informatiques de qualités aux entreprises.

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